Hauptsache knifflig!

Backoffice Verkauf – so lautet die Bezeichnung des Bereiches, für den Jessica Pfeifer bei VOG Products verantwortlich ist. Backoffice könnte man frei mit „Hintergrundaufgaben“ übersetzen. Und tatsächlich ist die 28-Jährige aus Leifers im Unternehmen so etwas wie die gute Fee, die quasi im Verborgenen wichtige Arbeiten erledigt und auf diese Weise dafür sorgt, dass der Warenkreislauf nicht zum Stillstand kommt. Knifflige Angelegenheiten sind für Jessica das Salz in der Büro-Suppe. Geht nicht, gibt’s bei ihr nicht, und so hat sie sich im Lauf der Jahre bei VOG Products auch den Ruf der Problemlöserin im Innenbereich erworben.

Seit 2015 zählt Jessica Pfeifer zum rund 200-köpfigen Mitarbeiterstab von VOG Products. Damals waren freie Stellen auf dem Südtiroler Arbeitsmarkt noch rar gesät. Und so war die Maturantin an der Wirtschaftsfachoberschule in Auer sehr glücklich, als man ihre Initiativbewerbung berücksichtigte und sie als Buchhalterin einstellte. Um einen Einblick ins die Betriebsabläufe zu bekommen, sollte sich Jessica aber zunächst in der Disposition einarbeiten. „Ich habe dort die Dokumente für die ein- und ausfahrenden Lkw bzw. deren Waren erstellt, dabei Betriebsprogramme, aber auch die Kunden kennengelernt“, erklärt Jessica. „Es war wirklich eine gute Schule für mich.“

Die „Neue“ machte ihre Sache gut, offenbar so gut, dass sie nach einiger Zeit zur Disponentin für die Einfuhr der Rohwaren aufstieg. „Ein spannender, aber knochenharter Job, bei dem du ständig unter Strom stehst“, wie sie im Nachhinein feststellt. „Ich wusste, dass ich etwas ändern musste …“

Da kam der neu eingerichtete Bereich „Backoffice Verkauf“ gerade recht. Jessica nahm das Angebot an, diese Abteilung gemeinsam mit einem Kollegen aufzubauen und hat sie in drei Jahren zu einem Knotenpunkt im Innenbereich des Unternehmens geformt. Durch das Büro von Jessica Pfeifer laufen alle Verkaufs-Verträge, sie ist für viele Verwaltungsaufgaben zuständig, bearbeitet Kundenanfragen, kümmert sich um die Reklamationen und – ein sehr aufwändiger Punkt – auch um oft heikle Zollangelegenheiten.

Vor allem Letztere fordern Jessica einiges an Verhandlungsgeschick, Hartnäckigkeit und Durchhaltevermögen ab. Ob ein fehlendes Gesundheitszertifikat, ein unverständliches Zolldokument oder ein schwieriger Zollbeamter – Jessica kommt am Ende immer zu dem, was sie braucht. Und bevor etwas nicht erledigt wird, nimmt sie es lieber gleich selber in die Hand. Auf diese Weise hat sich die taffe Leifererin auch Kenntnisse in verschiedenen Betriebsprogrammen angeeignet. „Ich schreibe mir die Dinge auf, dann klappt das nach ein, zwei Versuchen schon …“, winkt sie ab.

Dass die Kommunikation im Backoffice Verkauf vornehmlich auf Englisch abläuft, daran hat sich Jessica Pfeifer längst gewöhnt, „obwohl ich in der Schule ziemlich schlecht in Englisch war“. Mit YouTube- und Facebook-Videos habe sie sogar den amerikanischen Slang gelernt, sagt sie schmunzelnd. Sollte es mit Englisch, Deutsch oder Italienisch nicht klappen, versucht sie eine Korrespondenz mit Zeich(n)en und zur Not auch mit dem Google-Übersetzer.

Selbst kniffligste Aufgaben hat Jessica schon geknackt. Da war zum Beispiel diese Website vom chinesischen Zoll, die ausschließlich auf Chinesisch existierte, die Anmeldung dort brauchte sie aber für die Einfuhr von Ware nach China. „Mit einer Text-Übersetzer-App und meinem Handy, mit dem ich den Text gescannt habe, hätte er übersetzt werden sollen. Aber das Ergebnis war mehr als dürftig“, erzählt sie. Kurzerhand wandte sie sich an einen Kunden in China. „Das Problem war dann ziemlich schnell gelöst“, sagt Jessica augenzwinkernd.

Jeder Arbeitstag hat für Jessica Pfeifer neue Herausforderungen auf dem Programm. Aus der Ruhe bringt sie kaum noch etwas. Und wenn es wirklich einmal hakt, dann besinnt sie sich auf ihre bisherige Erfahrung: „Es gibt immer eine Lösung, man muss sie nur suchen.“